Henvendelser
Registrering, fordeling og besked til den rette person.
Automation
Fjern gentagelserne. Behold overblikket.
Når den samme information bliver kopieret, sendt eller kontrolleret igen og igen, kan en enklere arbejdsgang frigive tid. Først undersøger vi, om automation faktisk er den rigtige løsning.
Problemet
Hvor gentagelserne ofte opstår.
Det er sjældent én stor opgave. Det er de samme små trin, der tager tid hver dag.
Booking og aftaler
Bekræftelser, påmindelser og opdatering af de systemer, I allerede bruger.
Opfølgning
Tilbagevendende mails og beskeder efter en henvendelse eller opgave.
Data mellem systemer
Mindre manuel kopiering af de samme oplysninger.
En afgrænset opgave
Fjern gentagelsen. Bevar overblikket.
En god automatisering passer ind i den måde, virksomheden allerede arbejder på, og gør undtagelser og ansvar synlige.
Når det passer
Det giver mening, når…
- opgaven gentages ofte
- trinene er tydelige
- fejl eller ventetid opstår i overleveringen
- den sparede tid står mål med løsningen
Når det ikke passer
Det bør ikke automatiseres, når…
- en enkel ændring i processen løser problemet
- vigtige vurderinger kræver et menneske
- arbejdsgangen ændrer sig hele tiden
- løsningen skaber mere ansvar end den fjerner
Forløbet
Først forstå arbejdet. Derefter forenkle det.
Automation er en udvidelse — ikke udgangspunktet. Hvis en enklere manuel proces løser problemet bedre, er det den rigtige løsning.
- 01
Forstå arbejdet
Kortlæg den konkrete opgave og de værktøjer, der allerede bruges.
- 02
Forenkle først
Fjern unødige trin, før noget automatiseres.
- 03
Byg og afprøv
Indfør den mindste løsning, der løser det aftalte problem.
- 04
Dokumentér ansvaret
Gør det tydeligt, hvad der sker, og hvad virksomheden selv skal kunne overtage.
Ejerskab
Du skal kunne forstå, hvad der sker.
Den aftalte arbejdsgang dokumenteres. Det skal være tydeligt, hvilke værktøjer der indgår, hvilke oplysninger der flyttes, hvor fejl kan ses, og hvad der sker, hvis flowet stopper.
FAQ
Spørgsmål om automation.
01Skal vi skifte de værktøjer, vi allerede bruger?
Ikke nødvendigvis. Udgangspunktet er at bevare det, der fungerer, og kun tilføje noget nyt, når det løser et konkret problem.
02Kan alt administrativt arbejde automatiseres?
Nej. Opgaver med vigtig menneskelig vurdering, uafklarede processer eller meget få gentagelser er ofte bedre løst på en anden måde.
03Hvem ejer og driver løsningen bagefter?
Konti, adgang, dokumentation og løbende ansvar afklares før arbejdet begynder. Virksomheden skal kunne forstå, hvad løsningen afhænger af.
04Kan automation være en del af hjemmesiden?
Ja, hvis der er et konkret behov omkring eksempelvis henvendelser, booking eller opfølgning. Det vurderes separat fra selve hjemmesiden.
Automation
Hvilken opgave gentager sig?
Beskriv arbejdsgangen kort. Så kan vi afklare, om automation giver mening — eller om en enklere ændring er bedre.
Skriv direktehello@novellence.com